ERP (Enterprise Resource Planning System)
Apa itu ERP? Enterprise Resource Planning System atau lebih dikenal dengan sebutan sistem ERP adalah singkatan dari tiga elemen kata enterprise (perusahaan/organisasi), resource (sumber daya), planning (perencanaan).
Secara umum, Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan.
Sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan.
Berikut ini adalah penjelasan tentang apa itu pengertian, fungsi, serta mengapa perusahaan perlu menggunakan sistem atau software Enterprise Resource Planning (ERP).
Pengertian dan Sejarah Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
Pengertian Enterprise Resource Planning System (ERP) adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk menyambungkan beberapa kegiatan fungsional dan teknis dalam sebuah perusahaan, serta memadukan aspek sumber daya manusia di dalamnya.
Fungsi ERP adalah untuk memberikan standarisasi, menyederhanakan, dan mengintegrasi proses bisnis dengan beragam sumber daya manusia, sumber keuangan, hingga distribusinya.
Teknologi ini pada awalnya diciptakan oleh Gartner pada tahun 1990 bertujuan untuk mendeskripsikan perencanaan kebutuhan material dan perencanaan sumber daya manufaktur.
ERP berkembang dari Manufacturing Resouces Planning (MRP II) yang memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam manajemen proses-proses manufaktur.
Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi persediaan (inventory), invoice, termasuk kegiatan yang berhubungan dengan akuntansi perusahaan.
Cara Kerja Sistem ERP
Secara umum, perencanaan sumber daya perusahaan menggunakan database terpusat untuk berbagai proses bisnis guna mengurangi tenaga kerja manual dan menyederhanakan alur kerja bisnis yang ada.
Sistem ERP biasanya berisi dasbor tempat pengguna dapat melihat data waktu nyata yang dikumpulkan dari seluruh bisnis untuk mengukur produktivitas dan profitabilitas.
Misalnya, solusi rantai pasokan Enterprise Resource Planning System mungkin menerima pesanan pelanggan dan kemudian secara otomatis mengirimkan informasi tersebut ke pusat distribusi yang paling efisien diposisikan untuk menyelesaikan pesanan secara tepat waktu.
Bergantung pada solusi yang Anda pilih, sistem ERP yang Anda miliki mungkin dapat melihat informasi mengenai level inventaris, waktu pengiriman, dan faktor lain untuk memutuskan pusat distribusi mana yang paling produktif dan hemat biaya dalam menyelesaikan pesanan.
Dengan menggunakan Enterprise Resource Planning System, data dari berbagai departemen dapat dengan mudah dibagikan dan divisualisasikan ke seluruh organisasi.
Kekayaan informasi dan penyederhanaan ini dapat membantu dalam pengembangan tujuan bisnis dan mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan karyawan Anda untuk tugas-tugas yang dapat diotomatiskan.
Manfaat atau Keunggulan Menggunakan Sistem ERP untuk Perusahaan
Pada organisasi atau perusahaan yang tidak menerapkan sistem ERP, umumnya menggunakan sistem database yang terpisah. Di mana setiap unit kerja memiliki database tersendiri.
Seperti pemasaran yang memiliki database pemasaran, sumber daya manusia atau HRD dengan database HRD tersendiri, purchashing memiliki database pembeliannya tersendiri, dan bagian finance (keuangan) memiliki database keuangan tersendiri.
Sistem terpisah demikian memiliki database yang berbeda dan sering terjadi ketidaksesuaian sehingga sulit untuk pengelolaannya.
Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini dikembangkan untuk menggantikan sistem-sistem yang terpisah tersebut menjadi terintegrasi sehingga pengelolaannya lebih efektif dan efisien.
Berikut adalah beberapa keuntungan yang bisa dinikmati oleh organasasi yang berhasil menerapkan ERP system:
Integrasi Bisnis & Akurasi Data yang Lebih Baik
Sistem ERP terdiri dari berbagai modul dan sub-modul yang dapat mewakili komponen bisnis tertentu.
Jika data yang dimasukan pada suatu modul (contohnya data penerimaan material) maka modul-modul lain seperti “pembayaran” dan “persediaan” akan secara otomatis diperbaharui juga.
Pembaharuan ini terjadi secara realtime atau tepat pada waktu terjadinya transaksi.
Data yang dimasukan tersebut hanya perlu sekali pemasukan saja yaitu saat terjadinya transaksi sehingga tidak perlu lagi ada pemasukan data pada modul lainnya.
Dengan demikian, kebutuhan untuk beberapa kali entri data dapat dieliminasi (dihilangkan). Serta, kemungkinan terjadinya kesalahan pengetikan data dan duplikat data juga dapat diminimalisasikan.
Struktur database yang terpusat juga memungkinkan administrasi dan keamanan yang lebih baik atau untuk menghindari terjadi kehilangan data yang penting.
Perencanaan & Manajemen Sistem Informasi
Sistem ERP memiliki alat-alat pendukung pengambilan keputusan yang baik. Seperti alat perencanaan dan alat simulasi yang dapat membantu manajemen sistem informasi untuk lebih tepat memanfaatkan sumber dayanya seperti material, sumber daya manusia dan mesin atau peralatan kerja.
Dalam menyajikan laporan, sistem ERP dapat menghasilkan laporan standar yang diperlukan oleh manajemen.
Laporan tersebut dapat diakses oleh manajemen kapan saja saat dibutuhkan.
Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas
Selain menyediakan perencanaan yang lebih baik, sistem Enterprise Resource Planning juga dapat meningkatkan efisiensi pada aktivitas rutin harian.
Seperti pemesanan, pengiriman, kinerja pemasok, manajemen kualitas, manajemen kas, dan realisasi penjualan.
Dengan adanya sistem ERP, siklus waktu penjualan ke kas dan pembayaran ke pemasok pun dapat dipersingkat.
Pembentukan Standarisasi Prosedur
Sistem ERP didasarkan pada proses praktik Internasional terbaik yang diadopsi oleh organisasi yang menerapkannya.
Pekerjaan menjadi lebih terstruktur sehingga tidak tergantung pada individu atau pekerja tertentu saja.
Sistem ERP bagi sebuah perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas.
Menjadi Jembatan Manajemen Hubungan Pelanggan
Manfaat menggunakan Enterprise Resource Planning selanjutnya yakni bisa menjadi jembatan manajemen hubungan dengan pelanggan.
Anda dapat memusatkan informasi pelanggan, sehingga bisa dapatkan akses yang lebih cepat.
Keberadaan ERP untuk CRM juga bisa jadi perpanjangan tangan untuk pemasaran kreatif.
Selain itu, aktivitas jalur penjualan dan manajemen produk juga akan terpantau secara otomatis ketika melihat sistem yang ada.
Meningkatkan Kolaborasi
Salah satu kegunaan yang bisa dirasakan saat adanya perangkat lunak tersebut adalah bisa meningkatkan kolaborasi.
Apalagi jika dalam perusahaan mempunyai beberapa departemen di dalamnya.
Hal ini karena kolaborasi antar departemen menjadi bagian penting dan sangat dibutuhkan dalam dunia bisnis.
Alhasil, adanya software enterprise resource planning menjadi pemisah dari dinding pembatas departemen.
Data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP nantinya bisa diakses oleh semua departemen.
Selain itu, satu departemen bisa mengakses data milik departemen lainnya sehingga mampu memperluas kolaborasi antar tim hanya dengan internet.
Menghemat Biaya Operasional
Hal ini juga yang membuat kendala atau kerusakan bisa diantisipasi dengan baik.
Apalagi perangkat tersebut bisa membantu menyelesaikan pekerjaan dengan cepat sehingga mengurangi lead time.
Alhasil, perusahaan bisa mengurangi tenaga kerja karena sudah terbantu oleh sistem yang otomatis.
Meningkatkan Keamanan Data
Kegunaan dari program ERP yang sangat menguntungkan adalah meningkatkan keamanan data.
Hal ini karena ERP mempunyai firewall dan kontrol pembatasan.
Tujuannya untuk mencegah terjadinya pelanggaran data. Alhasil, semua data tersimpan dalam sistem terpusat sehingga bagian titik akses bisa terjaga keamanannya.
Dengan adanya sistem ERP, manajer HR bisa menyembunyikan data penting yang sekiranya hanya orang tertentu saja yang boleh melihatnya.
Selain itu, admin juga bisa memberikan hak akses kepada karyawan atau mengidentifikasi tindakan yang mencurigakan.
Membuat Prakiraan Bisnis Lebih Akurat
Kegunaan dari perangkat ERP adalah bisa membuat prakiraan bisnis agar lebih akurat.
Hal ini karena pemangku kepentingan dalam perusahaan bergantung pada laporan.
Alhasil hal tersebut bisa mempengaruhi keputusan yang diambil.
Itulah kenapa solusi dari software enterprise resouce planning menjadi sarana yang bisa memfasilitasi untuk mendapat laporan real time, lengkap, dan juga konsisten.
Apalagi laporan dalam ERP menggunakan filter dan analitik canggih.
Dengan begitu, bisa menyaring jika ada data yang tidak konsisten dan memastikan data bisa diperoleh pada waktu yang tepat.